Автоматизация магазина: как организовать учет в торговле

Если уровень продаж в вашем магазине остается стабильным, в зоне касс скапливаются очереди, а персонал трудится без передышки в течение всей смены, и при этом количество задач не уменьшается, то пора задуматься о внедрении автоматизации. Этот процесс значительно повысит эффективность бизнес-процессов и улучшит организацию труда сотрудников.

В данной статье мы рассмотрим, как организовать учет продукции в небольшом розничном магазине, какие проблемы решает автоматизация и какое оборудование потребуется для эффективной работы склада.

Автоматизация розничной торговли включает в себя техническую модернизацию и интеграцию программного обеспечения для контроля за движением товаров на каждом этапе: от склада до торгового зала и кассы. Основные функции автоматизации включают:

• мониторинг перемещения товаров от поставщика к складу и на витрины;
• учет оставшихся запасов;
• стратегическое планирование закупок, основанное на текущих запасах и спросе;
• анализ ценовой политики и управление скидками;
• создание отчетов и управление документооборотом;
• проведение финансовых расчетов с клиентами;
• надзор и стимулирование персонала;
• прогнозирование потребительского спроса;
• отправка отчетности о продажах в налоговую службу, систему «Честный ЗНАК» и ЕГАИС.

Реализация системы автоматизированного учета позволяет достигать следующих результатов:

• уменьшение ошибок в учете и связанных с ними финансовых потерь, таких как пересортица и кражи;
• облегчение рабочего процесса для сотрудников;
• оптимизация предлагаемого ассортимента товаров;
• минимизация ошибок при продаже;

сокращение времени ожидания для клиентов, что улучшает их общее впечатление от сервиса, расширяет клиентскую базу и, в конечном итоге, увеличивает доходы.

В среднем, после внедрения системы автоматизации проходимость в магазине увеличивается на 20–30%.

Традиционные методы ведения учета:

Учет в розничной торговле может осуществляться двумя основными методами: автоматизированным и ручным. Второй способ включает использование тетради для учета прихода и расхода товара и калькулятора для подсчета итогов, что по-прежнему популярно среди индивидуальных предпринимателей и малых предприятий. В этом случае товары принимаются на склад, их стоимость рассчитывается, а затем все записывается в учетную книгу. Ежедневно из общей суммы вычитается дневная выручка, а оставшаяся сумма отражает остаток на складе.

Аналитический метод учета:

Аналитический подход к учету требует детального анализа запасов и динамики продаж. На практике в небольших магазинах часто используется Microsoft Excel для обработки данных, которые вносятся вручную из сопутствующих документов.

Автоматизация учета значительно снижает риск возможных ошибок и обеспечивает точность данных о продажах за любой период. Рассмотрим ключевые аспекты автоматизации, которые требуют внедрения в процесс учета:

1. Прием товаров на склад: каждая поставка сопровождается документацией, такой как накладные или счет-фактура. Информация из этих документов должна быть немедленно введена в систему учета через терминалы сбора данных или напрямую в программу учета.

2. Перемещение товаров в торговый зал: перемещение продукции должно фиксироваться в соответствующих документах, например, в накладной ТОРГ-12, чтобы избежать дисбаланса во время инвентаризации.

3. Продажа товаров: выбытие товара фиксируется в момент продажи на кассе.

Автоматизированная система учета позволяет отслеживать актуальное состояние товарных запасов в реальном времени, планировать закупки и при необходимости сразу же оформлять заказы поставщикам. Это приводит к оптимизации складской логистики и увеличению общей эффективности работы магазина.

Система «1С» уже более четверти века служит надежным инструментом для автоматизации учета в торговых компаниях. Платформа предлагает, как универсальные, так и специализированные программные решения, адаптированные к нуждам различных секторов бизнеса. Продукты, такие как «1С: Предприятие» в сочетании с прикладными конфигурациями типа «Касса» или «Управление торговлей», позволяют эффективно организовать автоматизированную систему учета, отвечающую специфическим требованиям различных подразделений организации, от магазина до склада и офиса.

Однако, помимо «1С», на рынке существуют другие программы, которые также предлагают эффективные решения для автоматизации розничной торговли:

1. «Галактика Старт»: Эта система управление ресурсами бизнеса, которая предлагает комплексный подход к автоматизации без необходимости дополнительных программных модулей. Включает в себя все необходимые функции для управления складом, работой с клиентами и финансовой отчетностью, что делает ее идеальной для магазинов, стремящихся к упрощению и интеграции своих процессов. «Галактика Старт» – – это ERP система для малого и среднего бизнеса, которые мечтают вырасти и чтобы система управления бизнесом росла вместе с ними. «Галактика Старт» с легкостью заменит несколько прикладных программ 1С

2. «МойСклад»: Платформа «МойСклад» ориентирована на малый и средний бизнес и предлагает решения для управления торговлей, складом и логистикой. Пользователям доступен удобный интерфейс и возможность интеграции с другими онлайн-сервисами.

3. «Битрикс24»: Это обширная CRM-система, которая также включает функционал для управления торговлей и складом. Предоставляет инструменты для ведения клиентских баз, учета, а также планирования и анализа продаж.

Выбор программного обеспечения для автоматизации розничной торговли должен базироваться на конкретных потребностях вашего бизнеса. В то время как «1С» предлагает мощные и масштабируемые разрозненные решения, подходящие для широкого спектра торговых операций, система «Галактика Старт» объединяет в себе несколько прикладных программ, отлично масштабируется и растет вместе с бизнесом и может легко подстроиться под разные изменения бизнес процессов, подключая необходимые модули, а программы «МойСклад» и «Битрикс24» предоставляют уникальные возможности, которые могут быть более подходящими для определенных типов бизнеса благодаря их специализированной функциональности и упрощенному подходу к интеграции.